【世田谷区在住の方向け】戸籍の広域交付とは？　～制度の概要と烏山総合支所で実際に利用した体験記～

戸籍の収集が便利に！

　例えば、亡くなった方の預貯金の解約や不動産の相続登記を行う際、必ず必要になるのが「亡くなった方の出生から死亡までの連続した戸籍」です。

　以前は、本籍地が遠方にある場合、実際に本籍地のある市区町村役場まで行き請求するか、郵送で請求する必要がありました。また、出生から死亡までの連続した戸籍を揃えるために請求した戸籍を読み解き、何度も請求する必要があり、相続人の方にとって大きな負担となっていました。

　しかし、2024年3月１日から始まっている「戸籍の広域交付」によって、この戸籍の収集が劇的に便利になったのをご存知でしょうか？今回は、当事務所のある東京都世田谷区在住の方に向けて、この画期的な制度の概要と、（後述しますが、司法書士が依頼者の代理人としてこの制度を利用することはできないのですが、）最近、当職自身が、相続人となる事案が生じ、当職が相続人として、業務ではなく、プライベートで相続手続きを行う必要があったため実際にこの制度を利用してみたリアルな体験記と利用してみてわかったメリットと注意点をお届けします。

戸籍の広域交付とは？　

　一言で申し上げると、「全国の指定された市区町村窓口において、他の自治体にある、本人、本人の配偶者、直系尊属（父母や祖父母など）、直系卑属（子どもや孫など）の戸籍をまとめて請求できる制度」です。例えば、東京都世田谷区に住んでいる息子が、亡くなった父の戸籍を集めようとした場合、この制度を利用すると、当該父の本籍地が「札幌市」、「大阪市」、「福岡市」と移り変わっていた場合でも、それぞれ各自治体に請求する必要はありません。世田谷区の場合は、最寄りの総合支所の戸籍の窓口にて戸籍を一括して取得できます（世田谷区の場合は、出張所では戸籍の広域交付利用できません）。

　この戸籍の広域交付ですが、代理人による申請はできません。また郵送での利用もできません。必ず、戸籍を集めようとする方が、最寄りの指定された市区町村窓口に行く必要があります。そのため、司法書士が依頼者の代理人となってこの制度を利用して戸籍の交付を求めることはできません。

　当職も、相続のご依頼を受けた際、戸籍の収集について、職務上請求をして収集する旨を依頼者に説明し、理解を求めますが、その際に少し、「戸籍の広域交付という制度がありますが…」とご案内することぐらいしかできず、実際に利用したことがなかったため、戸籍の広域交付をどのように利用するのか、また交付までに実際、どれくらいの時間がかかるのか等よく分からないというのが正直なところでした。

　そのような状況の時に、プライベートで相続手続きを行う必要性が生じ、戸籍が必要となったので、今回、自分で戸籍の広域交付を利用して、出生から死亡までの連続した戸籍を収集してみることにしました。

　以下、当事務所の近くにある世田谷区の烏山総合支所で実際に戸籍の広域交付を利用した際の体験記を記します。世田谷区在住の方で（特に烏山地域の方）戸籍をこれから集めようとされている方の参考になれば幸いです。

【体験記】実際に世田谷区の烏山総合支所で広域交付を利用して戸籍を請求してみました！　～具体的な手続きの解説も含めて～　

　①予約をする。

　まず、世田谷区以外の戸籍・除籍全部事項証明書（戸籍・除籍謄本、改製原戸籍謄本）を含む複数の戸籍を相続等でまとめて（さかのぼるかたちで）請求をする場合は事前予約が必要です。世田谷区のホームページから、烏山総合支所戸籍広域交付窓口予約フォームへ行くことができ、そこから予約をします。なお、京王線　千歳烏山駅前の烏山区民センター１階の烏山出張所では戸籍の広域交付は利用できません。千歳烏山駅から少し歩きますが烏山総合支所に行く必要があります。

　他の総合支所は利用していないのでわかりませんが、烏山総合支所においては、予約がとれるのは、午前の部が9時～11時、午後の部が14時～16時です。各予約枠1名のみです。当該予約フォームのページに「戸籍をさかのぼるご予約では、請求対象者１名までです。対象者が複数名の場合は１名ごとにご予約をお願いいたします。」との説明が記載されております。これはどういう意味かと申しますと、簡単に言えば、例えば、「父の出生～死亡までの連続した戸籍と母の出生～死亡までの連続した戸籍両方必要な場合は、父の戸籍収集のために1回、母の戸籍収集のためにまた1回予約を取ってください。」という意味です。しかし、この点につき、烏山総合支所に電話で確認したところ、左記のような場合においては「予約枠の時間内で対象の方の戸籍を集めて、それでも時間が余った場合は、その時間内で、次の対象の方の戸籍を取得し交付することは可能」とのことでした。（後述しますが、実際、当職が必要としていた戸籍は、対象者が2名であったのですが、2名分の出生～死亡までの連続した戸籍を1日で取得できました。）なお、この予約は、「相続手続きの方優先です。家系図作成等の方の予約は月１回までとさせていただきます。」とされておりますので、この制度を利用して、家系図を作成したいという方はご注意ください。

　当該、予約フォームですが、予約日を選択し、次に予約時間を選択する仕様なのですが、予約フォームで予約が取れる日が表示されても、予約時間が表示されない場合は予約枠が埋まっているとのことなので、注意が必要です。（予約枠が埋まっているなら予約が取れる日を表示できないようにした方がわかりやすいのでは？と思いますがそのような仕様ではないので今後改善されるといいなと思います。）

　当職が確認した時、予約が取れるのは、最短でも約1か月先となっておりました。約1か月待つことになりますが、広域交付を利用しない場合であっても郵送で戸籍を請求した場合は、戸籍を全て集めるのに1か月以上かかりますし、死亡して間もない場合は、戸籍に死亡の旨が記載されるまで約1か月かかる場合もありますので、よほど緊急で戸籍が必要な場合を除き（その場合は、各自治体に直接足を運び、戸籍を取るしかないと思います。）、1か月待ってもこの制度を利用した方がメリットは多いと思います。（メリットについては後述します。）予約日、予約時間が決まったら最後に、メールアドレスを入力し、予約をします。キャンセルはしませんでしたが、予約後に送信されてくるメールのURLからキャンセルが可能なようです。

　②予約日に必要なもの等を持って烏山総合支所へ行く

　当職は、午前の部で予約をし、烏山総合支所の戸籍の窓口へ行きました。

　③必要ものは何？　

　・請求者の本人確認書類

　　　⇒マイナンバーカード、運転免許証などの官公署発行の顔写真入り本人確認書類　※有効期限内のもの、コピーは不可

　・本籍地、筆頭者の氏名、対象者の生年月日

　世田谷区のホームページには、『「広域交付用申請書」が各総合支所くみん窓口戸籍担当（区民課戸籍係）の窓口に設置してあり、それに①本籍②筆頭者氏名
③対象者の生年月日の記載が必要となります。』とありますが、当職の場合は、窓口の方に、質問されて、口頭でお伝えしたため、広域交付用申請書は記入しませんでした。質問された事項は、必要な戸籍と簡単な親族（相続）関係、自分の本籍と筆頭者だったと記憶しています。

　自分の本籍と筆頭者をお伝えすると窓口の方が「確認をとりますので少々お待ちください。」と中に入っていかれました。司法書士が戸籍収集を始める際も同じですが、請求者本人の本籍地等の情報がないと戸籍をさかのぼれないからではないかなと思います。自分の正確な本籍がわかないという方もおられるのではないでしょうか。その場合は、住民票を本籍地ありで取得して正確な本籍地を確認してから行くことをお勧めします。

　なお、両親や祖父母の正確な本籍地や筆頭者の氏名がわからない場合がほとんどかと存じます。当職も必要としていた対象者の本籍地は不明で、かつ、対象者の生年月日についても、対象者の生まれた年があやふやでしたが、そこも問題ありませんでした。親族（相続）関係を伝えられれば、区の方が戸籍をさかのぼり、確認してくださるようなので問題ないかと思います。

　④交付されるまで時間は？　

　今回、戸籍が必要な対象者は、2名で各人について、出生から死亡までの連続した戸籍が必要でした。一部重複する戸籍があるとはいえ、どれくらいかかるのか、そもそも本日、受け取れるのかもわかりませんでした。世田谷区のホームページには「請求から交付までにお時間（120分程度）をいただいております。」とあり、当職も「2時間ぐらいかかるかな」と思い、申請手続きが終わった後、窓口の方に、「（窓口の前にある）椅子に座ってずっと待っていてもいいですか。」と尋ねたところ、「戸籍が揃いましたら、お電話します。なので、外出しても構いません。」と言われました。そのため、一旦事務所に戻り、仕事をしながら連絡をまっておりました。そうしましたら、なんと請求からたった45分で、烏山総合支所から「戸籍が揃いました。17時まで窓口あいておりますので、お受け取りをお願い致します。」と連絡がありました。想像をはるかに超える早さに驚きました。

　親族（相続）関係が、非常に複雑である等の特別な事情がある場合は別ですが、対象者2名の出生～死亡までの連続した戸籍が45分で交付されたことを踏まえると、例えば、息子が、父の出生～死亡までの連続した戸籍を取得したいという場合であれば、1時間ぐらいで交付されるのではないかと思います。そのため、例えば、烏山総合支所近くにあるモスバーガーでお茶をしながら待っていたり、千歳烏山駅周辺でお茶やお買い物をしたりしながら待つものいいかもしれません。

　⑤最後に手数料を支払い、戸籍一式を受け取る

　烏山総合支所に戻り、手数料を支払い、戸籍一式を受け取りました。

　手数料の支払いに関して、烏山総合支所では、クレジットカードが利用できます。戸籍は通数が読めないので（最終的にいくらになるのか戸籍を請求してみないとわからないため）、クレジットカードでの支払いができるのは、非常に便利です。なお、クレジットカード払いの場合は、領収書がでてきませんのでご注意ください。領収書が必要な場合は、現金で支払う必要があります。

実際に利用してみての感想　～メリットしかない！～

　実際に利用してみて感じたのは、「非常に便利で、しかも、とても早い！」ということです。

　通常、同じだけの戸籍を収集するとなると、郵送でのやり取りになるので、おそらく、約1か月半～約2か月ぐらいかかるだろうと思われるところ、1日で、たったの45分で、しかも、近くの役所で取得できたというのは、もはやこれを利用しない手はないのではないかと思うくらいです。

　また、手数料も部分も、郵送でのやり取りに比べて、安い！といえます。郵送費がかかりませんし、郵送の場合は、自治体によっては、クレジットカード払いが可能となっていますが、基本的には、定額小為替を利用して支払う必要があり、定額小為替は発行手数料が1枚につき200円かかりますが、その費用も発生しません。郵送費がかからない！定額小為替を利用しなくて済む！というのもこの制度を利用するメリットのひとつと言えるでしょう。

　司法書士が、職務上請求で戸籍を取得するよりも、依頼者様自身が戸籍を広域交付で取得して、その戸籍一式をお持ち頂いた方が、相続登記や預貯金の解約等が早くできるのではないかとも思いました。

戸籍の広域交付の注意点　～相続手続きに必要な戸籍全てが取得できるわけではない～

　ここで、戸籍の広域交付を利用する際の注意点をお伝えします。

　・兄弟姉妹等、傍系の戸籍は請求できない

　⇒兄弟姉妹等、傍系の戸籍は取得できません。相続の手続きにおいては、亡くなった方の出生～死亡までの連続した戸籍の他、相続人全員の現在の戸籍も必要です。例えば、父が死亡し、母、長男、次男が相続人の場合において、長男が、広域交付で戸籍を請求する場合、父の出生～死亡までの連続した戸籍（父の戸籍の中に母が記載されているので母の戸籍もこの中に含まれます。）、長男の戸籍はとれます。しかし、次男が結婚して父の戸籍から抜けている場合は、次男の戸籍は取得できません（父の戸籍の中に次男の結婚前までの記録が記載されています。）。

　・戸籍の附票は請求できない

　⇒戸籍の附票は広域交付で取得できません。そのため、戸籍の附票が必要な場合は、本籍地に請求する必要があります。特に相続登記において、場合によっては、戸籍の附票が必要になることもありますので、注意が必要です。

　このように、相続手続きに必要な戸籍が全てこの制度で取得できるわけではないので、注意が必要です。

相続手続きは、戸籍の広域交付と司法書士を利用し、早く正確な手続きを

　上記のとおり、戸籍の広域交付制度でも、取得できない書類もあり、やはり、最終的には、司法書士等の専門家に相談することをお勧めします。

　例えば、広域交付で戸籍を取得し、戸籍一式を司法書士のもとへ持参し、足りない戸籍等だけ司法書士に取得してもらうのも、一つの手かと存じます（繰り返しになりますが、司法書士が依頼者の代理人として、戸籍の広域交付は利用できませんので、この場合は、足りない戸籍等は職務上請求にて郵送等で取得することになります）。

　また、戸籍の収集だけで、相続手続きは完結しません。当然その後に預貯金等の解約や相続登記等の手続きがあり、戸籍を揃えることは、相続手続きのスタートラインにたっただけに過ぎないと言っても過言ではありません。

　司法書士は、相続が発生した場合、お忙しい皆様に代わって、戸籍収集後の具体的な手続きもすることができます。

　相続に関するご相談や相続登記に関するご依頼等は、下記のお問い合わせフォームよりお問い合わせください。

（参考：世田谷区「戸籍証明書等の広域交付」）